Planera event – Alla som arbetar med att på ett eller annat sätt planera event vet att det är extremt naivt att tro att allt ska gå enligt planen. Tvärtom är det snabbföränderligt och kräver att man är kvick i både tanke och handling. En duktig eventplanerare förstår vikten av ett grundligt utfört förarbete för att maximera chanserna till ett lyckat event. Därför har vi på Guestlogic listat några punkter ni kan utgå ifrån när ni ska börja planera ert nästa event.
Börja i rätt ände
När du påbörjar din planering rekommenderar vi dig att börja i rätt ände, börja inte pilla med en meny, tävlingar eller bordplacering utan säkerställ att de stora bitarna såsom lokal och datum är på plats. Allt annat kommer du på ett eller annat sätt kunna lösa med lite fix och trix. Se också till att ha en budget fastställd och gör en preliminär plan för att få ett hum om vilka maxsummor de viktigaste posterna såsom lokal och mat får ha.
Första mötet
Det första steget som innefattar en interaktion med deltagarna är er inbjudan. Som det första mötet med gästen bör den vara väl genomtänkt. Det finns idag många innovativa lösningar för en förbättrad hantering av just inbjudan och registrering av gästerna och att digitalisera processen säkerställer att all information om gästerna kan fyllas i enkelt och sammanställs automatiskt. Genom att till exempel skapa en anmälningssida för eventet där all information finns lättillgänglig för gästen kommer du att säkerställa att du får all information du behöver från gästen som i sin tur får en bra och informativ bekräftelse.
Varför har ni ett event?
Formulera varför ni ska planera event och vad ni vill få ut av det. Du säkerställer på så vis att du planerar ert event utifrån syfte och mål. Genom att alltid ha detta i åtanke kan du lättare konkretisera visionen för eventet, det kan annars bli spretigt då det finns oändliga möjligheter när man ska planera ett event. Det finns också digitala möjligheter för att efter eventet följa upp och sammanställa data för att utvärdera, på så vis kan ni lättare få en bild av huruvida ni nådde er målbild med eventet. Detta kan tillexempel vara hur många som köpt biljett eller hur många som varit anmälda på en föreläsning.
Gör en riskanalys
Kanske och förhoppningsvis får du inte användning för den, men det är lite som en försäkring, skulle något gå fel är du oändligt tacksam för att du hade en plan B. Gå igenom ert körschema timme för timme och skriv ned eller memorera lösningar i takt med att möjliga hinder dyker upp. Glöm inte att skriva ned olika saker du kan komma att behöva om någonting går sönder, till exempel tejp, sax, häftpistol med mera.
Skapa rätt förutsättningar för att undvika missar i kommunikationen
Genom att från start ha en väl genomtänkt strategi för kommunikationsflödet under eventet kommer ni att undvika många onödiga missförstånd. Detta gäller inte minst kommunikationen mellan arrangören och gästen. I det första steget kommer inbjudan och registrering spela en stor roll i huruvida du får rätt information om varje gäst. Vidare kommer kommunikation under själva genomförandet av eventet också skapa rätt förutsättningar för er att hantera ändringar internt. Med en eventapp där alla gästerna kan checka in på eventet och på aktiviteter såsom föreläsningar eller liknande kan ni som arrangörer hålla koll på flödet och belastningen på eventets olika moment.
Jobba smart
Den vanligaste fallgropen då man ska planera event är att inte från start ha en tydlig strategi över hur man ska arbeta, kommunicera eller fördela uppgifter. En god idé kan vara att se över vilka digitala hjälpmedel det finns på marknaden, såsom planeringsverktyg där ni kan samla all information och kommunikation kring eventet på ett och samma ställe. Det är annars inte ovanligt att man tillslut sitter med ett tiotal olika att göra-listor och gör antingen dubbla jobb eller missar något för att det felat i kommunikationen. Så återigen, bestäm tidigt i planeringsstadiet hur detta ska hanteras.
Skapa tid för det där lilla extra
I grund och botten handlar allt detta om att arbeta effektivt för att frigöra så mycket tid som möjligt för att leverera det där lilla extra. När allt är under kontroll kommer du innan eventet kunna lägga tid och kreativitet på ytterligare överraskningar för att skapa ett minnesvärt event och stress har bevisligen ingen bra inverkan på kreativitet. Vill du ha lite tips och idéer på vad man kan hitta på under ett event kan du läsa vidare på Gamification för event. Du kommer även med ett välplanerat event slippa stressa runt under själva utförandet utan kan istället leverera extra god service.
Hoppas att vi nu har kunnat bidra med en del kloka tankar som kan hjälpa dig när det blivit dags att planera event, du kan läsa mer här om hur vi på Guestlogic kan bidra på ert nästa event!