Våren är här och event-branschen går på högvarv. Vi har därför summerat några viktiga frågor som effektiviserar planeringen av lösningar till nästa digitala event.
1. Har du identifierat syfte och mål för lösningarna till ditt event?
Fråga dig själv hur tekniken du vill använda bidrar till att förbättra eventet. Är det för att öka interaktionen med publiken, förenkla logistiken eller helt enkelt att skapa ett annorlunda event? Event Tech ger många möjligheter och ger man denna fas en extra tanke ökar chanserna för att uppnå bästa möjliga effekt!
2. Hur vill du använda funktionerna du valt ut?
Efter att du bestämt vilka lösningar som passar bäst till ditt event är det dags att börja tänka på hur momenten ska gå till i praktiken. Tänk på att planera och matcha lösningen mot eventets målgrupp. Hur placerar du ut tekniken för incheckning? Passar en eller tre omröstningar bäst för att engagera just din publik?
3. Hur kommer du att arbeta med inbjudan och anmälan?
Ta tid att tänka igenom vad din anmälan ska innehålla och hur den ska fungera. Arbeta med uppdaterade gästlistor och se över deadlines! När event-anmälan väl är live och informationen börjat komma in är det svårt att göra ändringar.
4. Behövs en grafisk profil och hur viktig är den?
Färg och form blir allt viktigare och är ett måste för att skapa en inramning kring ditt företag och varumärke. Detta gäller även vid event. En grafiskt enhetlig presentation behöver inte vara avancerad. Det kan vara så enkelt som en till två bilder och en text som matchar bildernas innehåll.
5. Hur välkomnas gästerna?
“Alla talare var superbra och maten god. Men insläppet fick mig nästan att vända i dörren!”
Tänk igenom hur du kommer att hantera dina gäster på plats. Det är viktigt att ha respekt för logistiken både i teori och praktik. Se därför till att använda dina digitala check-in lösningar på ett effektivt sätt. Och du: Glöm inte att ta emot gästerna med ett leende!
6. Hur har du tänkt presentera dina lösningar för gästerna?
Teknik i all ära! Men vet gästerna inte om att lösningen existerar kommer den inte vara till någon större nytta. En event-app behöver presenteras, en hashtag marknadsföras och en check-in-station skyltas upp. Det är sällan fel att vara övertydlig och tänk på att gästerna kanske använder tekniken för första gången.
7. Vill du skapa publikinteraktion?
Om du vill interagera med publiken kan det vara bra att tänka på hur det ska gå till i praktiken. Att förbereda besökarna på interaktionsmomenten, till exempel en röstning, skapar ett bättre flow och ger det där strömlinjeformade intrycket tekniken är till för! Du kan exempelvis be moderator att gå igenom appen vid eventets start, eller inkludera en slide i den inledande presentationen som visar hur funktionerna fungerar.
8. Har du alla lösningar spridda eller på samma ställe?
Ett misstag många gör är att köpa in flera olika lösningar till samma digitala event i onödan. Detta skapar inte bara en hög tröskel för att få besökarna att använda lösningarna, det kan även öka personalens manuella arbete. Fundera därför på att banta ner den tekniska biten till en heltäckande lösning. Redan idag finns kompletta Event Tech-lösningar såsom exempelvis Guestlogics eventhantering som innehåller ett heltäckande eventsystem.
9. Men om wifit är nere, vad gör jag då?
Hoppas på det bästa men förbered för det värsta. Ha gästlistor som papperskopior lättillgängligt om wifi skulle sluta fungera. Och viktigast av allt: Glöm inte att testa all teknik innan eventet startar!
Vi hoppas att tipsen ovan kan hjälpa dig att göra ditt nästa event till en succé!