Vi har kommit till del två och våra bästa tips att tänka på under event. Om du vill slippa onödiga blunders så läs om de vanliga fallgroparna vi stött på, så att du kan undvika dem och skapa så bra digitala event, möten och konferenser som möjligt!
Se till att du har en bra nätlina och starkt WIFI!
En grundbult för att få allt att flyta på är en bra internetuppkoppling. Är uppkopplingen inte optimal så kan dina uppkopplade lösningar plötsligt sluta fungera när tusentals gäster exempelvis mentometerröstar samtidigt.
Registrering och Check-in
Ett bra check-in sparar mycket tid, men det finns mycket som kan gå fel. Skapa en strategi och var på plats i god tid och testa så att allting flyter på. Och glöm inte att ta emot gästerna! Tänk på att gästerna upplever din smarta check-in lösning för första gången. Se därför till att skylta ordentligt och se till att ha personal som endast checkar-in. Uppstår tekniska problem skapas snabbt långa köer så se till att ha support vid en dedikerad plats.
Ett vanligt problem är att gäster checkas in under fel person, vilket får följden att personen som egentligen skulle ha platsen redan är incheckad. Var därför noggrann med din gästlista och lägg hellre till en ny deltagare än att låta en gäst ta en annan gästs plats.
Varför använder ingen appen?
När en eventapp skickas ut måste timingen vara rätt. Därför viktigt att du tänker igenom din lansering. Lanserar du för tidigt glömmer deltagarna bort appen. Om du lanserar för sent vet de inte hur den fungerar. Timingen är beroende av vilken typ av event det är, hur appen ska användas samt vilka användarna är. Uppmana gästerna att spara ner appen på sin hemskärm så att den alltid är nära till hands.
Ett värdefullt tips är att lägga in uppgifter eller tävlingar i appen. Deltagarna får då en anledning att bekanta sig med den innan eventet börjar.
Be även din moderator att berätta om appen på plats! När alla är på plats och håller fokus på scenen är det en supermöjlighet för att öka appanvändandet.
Allt måste inte vara digitalt
Har du investerat i digital teknik så brukar man se till att utnyttja den till max. Dock är det inte alltid det är bäst. För många röstningar i appen kan trötta ut. En handuppräckning kan räcka och vara bra att bryta av med, eller personliga diskussioner med stolsgrannen istället för Q&A med talaren på scenen.